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昭通日報 辦公室工作應練就十大基本功

發布時間:2014/7/10 9:18:47

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辦公室工作應練就十大基本功

  吳君堯

  辦公室是一個單位的心臟和中樞,工作千頭萬緒,涉及方方面面,起著聯系左右、協調各方“啟、承、轉、合”等作用。怎樣做好辦公室工作,結合開展黨的群眾路線教育實踐活動和自身多年的經歷感受,談一些體會認識,與讀者共勉。

  一、學習是基礎

  學習是提升能力素質的主要途徑。要把學習作為一種追求。學習是辦公室工作人員終生必修的課題,是真正的看家本領。唯有廣泛涉獵經濟、政治、法律、哲學、歷史等各方面知識,在知識結構上才能成為一名“雜家”。唯有不斷加強業務知識學習,在工作業務上才能成為一名“專家”。唯有堅持作讀書筆記,寫心得體會,記工作日志,在儲藏能量上才能成為一名“管家”;要把學習作為一種責任。“讀書決定一個人的修養和境界,關系一個民族的素質和力量,影響一個國家的前途和命運。”因此,必須在思想上提高對學習上的認識,行動上快馬加鞭,習慣上天長日久;要把學習作為一種快樂。“興趣是最好的老師。”不論是學習什么知識,都要先培養學習興趣,有明確的學習目標,有切實的學習成果。有了興趣、有了目標而學習,就會獲得無窮的學習動力,學習也才會有快樂。

  二、感悟是關鍵

  常言道:“師傅領進門,修行在個人”。要做好辦公室工作,不僅要具備一定的知識能力,還要具備知識外的能力,這種能力書本上學不到、別人教不了,這就是悟性。要勤于思考。“學而不思則惘,思而不學則殆。”學而不思,等于食而不化;思而不學,自然根基不牢。我們對每一件事情都要認真梳理分析,冷靜思考,找出規律,讓思想在冷靜的思考中飛躍升華。思索的過程,是一個痛苦的過程,只有經過這一過程,才會有靈感的閃現、智慧的迸發;要勇于實踐。“業精于勤,荒于嬉;行成于思,毀于隨”。實踐出真知,實踐出能力,只有在實踐中才能創新提高。牛頓因蘋果落地而得出萬有引力定律,魯班為齒草所傷而發明鋸條。以上事例說明,正因為他們在生活中勤于思考,善于分析,才終有所悟。

  三、思路是前提

  思路是指引工作前進的方向,只有思路清、方向明,工作才能有序開展、穩妥推進,才能干出成績,做出成效,事半功倍。思路要清。辦公室工作人員思路是否開闊,對于做好辦公室工作至關重要。要做到思路清晰,就應對辦公室一定時期、一定范圍的工作目標、任務、措施、辦法進行理性思考,做到胸中有數;謀劃要前。辦公室工作要有超前思維,只有做到超前思考,提前謀劃,才能搶占先機,爭得主動。每一天、每一月、每一年的工作,一開頭就要想好做什么、怎么做,做到知之在早,思之在先,謀之在前,切忌“只會低頭拉車,不會抬頭看路”,走一步,看一步;統籌要細。辦公室面對的領導眾多,工作事無巨細。如果統籌不到位,就成了熱鍋上的螞蟻,雜亂無章,沒有條理。因此,必須處理好“全局”與“一域”的關系,既要立足長遠,又要著眼當前;既要考慮全局,又要兼顧局部。

  四、方法是靈魂

  要辦成一件事,不一定要立即著手,而應該先進行一些籌劃和步驟安排,做好充分準備,創造有利條件,這樣才會提高辦事效率。要權衡輕重。要發揮辦公室的整體效能,溝通上下左右,做到上情下達、內外有別,看哪些事要及時辦,哪些事可以暫緩辦,哪些事要重點辦,哪些事一般辦,做到突出重點、條理清晰、忙而不亂;要創新辦法。在處理問題上要創新辦法,堅持靈活有度,不死板,不僵化,不放棄原則。

  五、服務是核心

  為領導服務,為基層服務,為群眾服務是辦公室工作的軸心。要服務好領導。重在“政”字上下工夫,緊緊圍繞辦公室工作,提供優質及時的服務,當好領導的參謀助手。在辦理具體事務時要把握分寸,嚴格按領導意圖辦事,做到幫忙不添亂,解難不增憂,到位不越職;要服務好基層。從基層實際情況出發,溝通領導與基層之間的聯系,上情下達,下情上傳,讓領導真實地了解基層情況,讓基層及時把握領導的決策部署;要服務好群眾。重在“情”字上下工夫,真正視群眾為親人、為父母、為弟兄姊妹,以情待人、以情感人。把服務群眾當作自己第一職責,切實擺正位置,摒棄特權思想,做到傳達領導意圖不是作指示、協調各方工作不是下命令,調查處理問題不是當“欽差”。在權力所及的范圍內盡可能為老百姓多辦好事、多辦實事。

  六、文秘是底氣

  干事創業,當有底氣支撐。底氣足,則事業興、工作順。辦公室人員要做到提筆能寫、開口能講、有事能辦、遇困能解,展示大大方方的形象。要勤于總結。要善于從立意的高度上、思維的創新上、結構的嚴謹上、語言的精煉上多學習、多借鑒、多總結、多超越。在閑暇之余和每天晚上睡覺前抽點時間,對一個時段、一天的工作來一個“回頭看”,及時查找梳理工作中的疏漏和經驗教訓,通過反思過去,總結成績,改進不足;要善于提煉。對文稿材料的得失、成敗原因要寫在紙上、記在心里、裝進腦海,進行思考提煉,形成一些有規律性、經驗性的東西,舉一反三,觸類旁通,精益求精,為更好開展下一步工作打下堅實基礎;要重于規范。按照“精細、嚴密、規范”的要求做好辦公室的每一項工作,哪怕是一句話,一個標點符號都要做到反復推敲、仔細斟酌。不能只求應付、敷衍了事,而要盡善盡美、無可挑剔,做一件事、發一個文件都要嚴格規范,做成精品。

  七、言行是標尺

  辦公室工作人員的一言一行,從某種程度上代表著單位的形象。說話要慎。辦公室工作人員多為領導服務,其言行體現著領導的意圖,人微而言“重”,因而必須“三緘其口”、“訥于言而敏于行”,講話時刻分清場合、注意身份,切忌口無遮攔、胡言亂語;處世要妥。辦公室工作要謹慎行事、把握分寸,要靈活處事、隨機而動。

  八、協調是保障

  辦公室處在溝通上下、聯系各方的樞紐位置,肩負著單位正常運轉、保持上下左右聯系暢通的重任。要把握好協調工作的原則性、系統性、藝術性,溝通各方面的信息,理順各方面的關系,化解各方面的矛盾,力求做到上下左右都滿意。縱向要誠心。要協調好上級部門領導的關系和本單位領導與領導、領導與一般干部之間的關系,充分發揮領導優勢,提高辦公室的整體效能;橫向要真心。在處理涉及多個方面和單位的工作時,要充分發揮辦公室的牽頭作用,遇到事情時主動與對方商量,對各單位在工作上的支持和重視要表示真心感謝。要多溝通和交流,保持密切聯系,為辦公室工作營造良好的外部環境;對內要公心。要開誠布公,坦誠相待,與領導、與同事之間建立起一種信任感,在工作時大家才能擰成一股繩,努力形成相互幫助、相互配合、精誠合作的良好局面。

  九、自律是底線

  辦公室人員要做到心正、身正,干事創業才能經得起歷史的檢驗、事實的檢驗、群眾的檢驗、良心的檢驗,真正成為“三嚴三實”的組織者、實踐者、推動者。自身要嚴。要保持清醒頭腦,要保持艱苦奮斗的作風,要從方方面面嚴格要求自己,堂堂正正、清醒白白。稍有不慎,就可能犯錯誤、栽跟頭;辦事要公。辦公室雖然不是權力機構,但有時也奉旨辦差,辦差也是一種事實權力的體現。因此,辦公室工作人員,一定要做事公正,不徇私情,不謀私利,大事講原則,小事講風格。在大事上一定要涇渭分明,小節上時刻從嚴把握,哪些事能做,哪些事不能做,要有個底線,時時處處恪盡職守,踏踏實實干事,堂堂正正做人。

  十、成效是歸宿

  辦公室工作,難就難在規定的時間內必須做好規定的事,超過了時限,就沒有意義。成效是落腳點,是歸宿。要出成效,必須切合實際,苦干、實干。勿好高騖遠。辦公室工作者要知足者自安,止浮躁之心,要像蜜蜂采蜜一樣,釀造一公斤蜂糖,必須在一百萬朵花上采集花粉。“不積硅步,無以致千里。”辦公室工作必須一步一個腳印,從眼前的、身邊的小事做起,切忌好高騖遠,追求一些可望不可及的東西;勿急功近利。在辦公室工作,要有一種不圖名、不圖利,默默無聞,忘我工作的精神。不能貪圖榮譽,追求短期效應,熱衷于一些脫離實際、無中生有、轟動一時的工作,既害領導,也害自己,更害事業,誤人、誤己、誤事。要甘做襯花綠葉,樂為吐絲春蠶,淡泊名利,寧靜致遠。

  總之,辦公室工作很苦,很多時候苦不堪言;辦公室工作很累,很多時候累及無辜。有兩句話能更好地概括和體現辦公室的工作,一句是“默默無聞做轟轟烈烈的事”,另一句是“辛辛苦苦做風風光光的人”。所以,辦公室工作的人總是痛苦著并快樂著。

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